Techniques de rédaction d’un courrier professionnel

Les moyens de communication en entreprise sont multiples et diversifiés. Mais le plus utilisé est le mail, les lettres et le courrier professionnel. Ce dernier est approprié pour le partage d’informations entre les employés, actionnaires et partenaires d’une entreprise. Ainsi, pour que le message de votre courrier soit bien compris par votre destinataire, il est important de bien le rédiger. Il existe en effet des caractéristiques que votre lettre doit avoir. Quels sont les objectifs et techniques de rédaction d’un mail professionnel ?

Les objectifs d’un courrier professionnel

En entreprise commerciale comme en business, l’utilisation du courrier est très prisée. En effet, les particuliers utilisent la lettre professionnelle pour quatre principales raisons. La première consiste à répondre ou demander des informations. La seconde représente le moyen le plus efficace pour faire un rapport ou compte rendu. La troisième et quatrième raison consiste à lancer une discussion et des négociations en matière de business.

Une fois que l’objectif de votre courrier professionnel est fixé, sa rédaction doit être la plus précise possible. Ce n’est pas le volume en matière de page qui compte, mais la quintessence de votre message. Pour cette raison, les caractéristiques d’un mail professionnel doivent être respectées.

Les caractéristiques d’un courrier professionnel

La rédaction d’une lettre professionnelle ou de business doit remplir cinq principales conditions afin que son destinataire puisse bien la comprendre. À cet effet, il y a la mise en forme, l’introduction, le corps du courrier, la conclusion et la signature.

La mise en forme

Dans votre lettre professionnelle ou commerciale, il est important que la police du texte soit la plus simple et le nombre de page limité au minimum. Pour cette raison, choisissez un format classique avec un espacement simple entre les mots. Quant aux paragraphes contenus dans votre courriel, séparez-les d’une ligne vierge.

L’introduction

La rédaction de votre mail commence par l’introduction. C’est la première et la plus importante des parties de votre lettre. Que cette dernière soit commerciale ou professionnelle, votre introduction doit contenir l’objet du courrier. Dans ce paragraphe, vous pouvez aussi mentionner le destinataire du message, afin qu’il prenne connaissance du sujet de communication.

Le corps de la lettre

C’est le cœur même de la lettre. Dans cette partie de la rédaction, vous devez détailler les points énoncés dans l’introduction. Toutes les informations nécessaires pour argumenter votre message doivent y figurer. Les éléments essentiels relatifs à votre business peuvent également être mentionnés pour faciliter la compréhension au destinataire. Si l’objectif était de poursuivre une discussion déjà entamée en entreprise, vous devez rappeler la date et les circonstances de ladite communication. Votre lecteur pourra rapidement se retrouver.

La conclusion

Toutes les lettres professionnelles doivent avoir une conclusion. Elle représente un texte de synthèse du message de votre letter. Ainsi, pour la rédiger, il faut faire le résumé du courrier et rappeler son objet et le courriel par lequel vous pouvez être joint. Utilisez enfin les formules de politesse pour conclure votre mail.

La signature

C’est la dernière étape de la rédaction de votre courrier professionnel. Toutes les lettres doivent se terminer par votre signature, suivie de votre nom, prénom et votre mail. C’est un élément qui prouve que vous avez rédigé ce message.